Qué son
Son los mensajes de "le recordamos su cita de mañana" que salen solos por WhatsApp, sin que nadie los programe uno por uno. Los configuras una vez y aplican a todas las citas.
Es la forma más directa de bajar las inasistencias, que en negocios de servicios suelen ser el hueco más caro del día.
No se configuran en la pantalla de Recordatorios:
Aunque se llamen igual, estos avisos viven en el calendario, no en el módulo de Recordatorios. La pantalla de Recordatorios es para mensajes sueltos que tú programas a mano (ver Crear recordatorios).
Dónde se configuran
En Calendario, el icono de ajustes arriba a la derecha, sección Recordatorios. El panel se titula Recordatorios de cita y arranca con tres tarjetas:
| Alcance | Cuándo usarlo |
|---|---|
| 🌐 Global | Lo normal. Se aplica a todas las citas del negocio. |
| 👤 Por agenda | Cuando una persona o un lugar necesita otro trato. Pide elegir la agenda. |
| 🏷️ Por servicio | Cuando un tipo de cita necesita otro trato. Pide elegir el servicio. |
Manda la configuración más específica: primero la del servicio, si no la de la agenda, y si no, la global. Así puedes tener un aviso general de 2 horas antes y, solo para "Tinte y color", uno de 24 horas porque el cliente tiene que apartar la tarde.
Debajo del panel, Configuraciones personalizadas activas lista las excepciones que ya creaste con su anticipación, para que no se te olvide que existen.
Lo que configuras
Dentro del alcance elegido:
El interruptor de encendido
Arriba del panel. Encendido, dice "Los clientes recibirán recordatorios antes de su cita"; apagado, los avisos de ese alcance no salen.
Los recordatorios programados
Cada renglón es un aviso, con su anticipación elegida de una lista fija: 15 min, 30 min, 1 hora, 2 horas, 4 horas, 6 horas, 12 horas, 24 horas o 48 horas antes.
Con Agregar recordatorio sumas otro; con el bote de basura quitas uno. El máximo es 3 por cita, y así lo dice la pantalla.
La plantilla del mensaje
El texto que recibe el cliente. El de fábrica es:
Hola
{nombre}, le recordamos su cita de{servicio}el{fecha}a las{hora}con{agenda}. Le pedimos llegar 10 minutos antes.
Si tu WhatsApp está conectado por la API oficial, elige también la Plantilla de WhatsApp general (API oficial de Meta): es la que sale cuando ya pasaron más de 24 horas desde el último mensaje del cliente, porque entonces Meta no acepta texto libre. Sin ella, esos recordatorios quedan como Fallido.
Los cambios se guardan solos conforme los haces; abajo aparece "Guardando cambios..." mientras se aplican.
Variables del mensaje
| Variable | Se reemplaza por |
|---|---|
{nombre} | Nombre del cliente |
{fecha} | Fecha de la cita |
{hora} | Hora de la cita |
{servicio} | Nombre del servicio |
{agenda} | Nombre de la agenda |
{duracion} | Duración en minutos |
Cuántos poner
Con dos basta casi siempre:
| Anticipación | Para qué sirve |
|---|---|
| 24 horas antes | Le da tiempo de reagendar si ya no puede. Es la que de verdad baja las inasistencias. |
| 2 horas antes | Le recuerda salir a tiempo. |
Tres avisos para una cita de 30 minutos se siente acoso. Guarda el tercero para servicios largos o caros.
Verlos desde una cita
Al abrir cualquier cita, la sección Recordatorios del formulario muestra cuántos avisos activos le aplican y con cuánta anticipación, indicando de dónde salen: "Configuración del servicio", "de la agenda" o "global". Desde ahí puedes cambiar la anticipación o quitar un aviso.
Si esa cita no tiene ninguna configuración aplicable, aparece el botón Activar recordatorios, que crea una con un aviso de 2 horas antes.
Ojo: lo que cambies ahí no aplica solo a esa cita, sino a la configuración completa (la global, la de esa agenda o la de ese servicio). Desde la cita la lista de anticipaciones llega hasta 24 horas; para poner 48 tienes que ir a la sección Recordatorios del calendario.
Requisitos y límites
- El cliente necesita teléfono registrado. Por eso el campo Pedir teléfono viene encendido por defecto en los links de reserva.
- Los avisos salen por WhatsApp.
- Cambiar la hora de una cita reprograma sus recordatorios; cancelarla los cancela.
Un recordatorio no es una confirmación:
El aviso informa, no pregunta. Si quieres que el cliente confirme, escríbelo en el texto ("responda SÍ para confirmar") y deja que tu agente de IA atienda la respuesta en la conversación.
Si un cliente no recibe su recordatorio
Revisa en este orden:
- ¿El interruptor del alcance que le aplica está encendido?
- ¿La cita tiene teléfono del cliente?
- ¿Hay una configuración por servicio o por agenda más específica que esté apagada y le esté ganando a la global?
- ¿La cita se creó después de la hora en que tocaba el aviso? Un recordatorio de 24 horas antes no puede salir en una cita agendada para dentro de dos horas.