La primera vez que entras a Calendario, Yolani abre un asistente que te lleva de la mano. Son 6 pasos numerados más una pantalla final de resumen. Puedes volver a él cuando quieras desde la configuración del módulo (el icono de ajustes arriba a la derecha del calendario).
Si ya lo habías configurado antes:
Cuando el calendario está apagado pero ya tienes servicios y agendas guardados, Yolani no te repite el asistente: muestra la pantalla Tu calendario ya está configurado con dos botones, Reactivar calendario (lo enciende tal cual estaba) y Configurar desde cero (borra servicios, agendas, horarios y vinculaciones, y te devuelve al paso 1). Las citas ya agendadas y los enlaces de reserva no se tocan en ninguno de los dos casos.
Antes de empezar:
Ten claras tres cosas: qué servicios ofreces y cuánto dura cada uno, quién o qué los atiende, y en qué horario. Con eso el asistente se resuelve en cinco minutos.
Paso 1 · Modo 🗓️
Eliges dónde viven tus citas. Son tres opciones excluyentes:
| Opción | Cuándo elegirla |
|---|---|
| Calendario interno | Lo normal. Las citas se gestionan dentro de Yolani, con servicios, agendas, horarios y bloqueos. |
| Calendly | Ya usas Calendly y quieres que tu agente reserve ahí con tu disponibilidad real. |
| Google Calendar | Trabajas sobre Google y quieres que las citas se creen ahí. También admite agendas y servicios, y Google Meet en las citas que creas a mano. |
El resto de esta guía asume Calendario interno. Para las otras dos ve a Calendly o Google Calendar.
Se puede cambiar después:
El modo no es una decisión de por vida: se cambia desde la configuración del calendario.
Paso 2 · Servicios 💇
Aquí defines qué ofreces y cuánto tarda. Cada servicio necesita dos datos:
- Nombre del servicio: como se lo dirías a un cliente: "Corte de dama", "Consulta de primera vez", "Cotización presencial".
- Duración: se elige de una lista: 15, 30, 45, 60, 90 o 120 minutos.
Escribe el nombre, elige la duración y pulsa Agregar. El servicio aparece en la lista de arriba con su duración al lado. El icono de bote de basura lo elimina. No se admiten dos servicios con el mismo nombre, y no puedes avanzar hasta tener al menos uno.
La duración es lo que más importa:
La duración es el tiempo que el sistema bloquea en la agenda. Si un tinte toma dos horas y pones 60 minutos, vas a terminar con dos clientas encimadas. Mide en tiempo real, no en tiempo ideal, e incluye el lavado, el secado o lo que sea que haga que el cliente siga ocupando la silla.
Ejemplos por giro:
| Giro | Servicios típicos |
|---|---|
| Salón / estética | Corte de dama (45), Tinte y color (120), Manicure con gelish (60) |
| Consultorio | Primera vez (60), Seguimiento (30), Estudio (90) |
| Servicios a domicilio | Visita de diagnóstico (60), Instalación (120) |
Paso 3 · Agendas 👥
Una agenda es cada espacio de atención que puede ocuparse en paralelo. Pide dos campos:
- Nombre: obligatorio. Ej: "Marisol Cárdenas", "Consultorio 2", "Unidad A".
- Rol (opcional): para distinguirlas de un vistazo. Ej: "Estilista", "Manicurista".
Se agregan igual que los servicios: escribes, pulsas Agregar y aparecen en la lista. Tampoco puedes repetir nombres ni avanzar sin al menos una agenda.
La regla para saber cuántas necesitas es una sola pregunta:
¿Pueden ocurrir dos citas al mismo tiempo?
- Sí → son dos agendas distintas.
- No → una sola agenda basta.
Puede ser por persona (cada estilista), por espacio (cada consultorio) o por equipo (cada silla, cada unidad). Lo que se ocupe.
Paso 4 · Vincular 🔗
Marcas qué servicios puede dar cada agenda. Cada agenda muestra todos tus servicios como pastillas; al hacer clic se marcan con una palomita.
Este es el paso que la gente apura y el que más problemas causa después. Si solo Marisol hace color, vincula "Tinte y color" únicamente a su agenda: así el sistema nunca ofrecerá ese servicio en un hueco de Paola.
No puedes avanzar sin esto:
Cada agenda necesita al menos un servicio vinculado. El botón Siguiente se queda apagado hasta que todas tengan uno.
Paso 5 · Horarios ⏰
Defines cuándo se puede agendar. Yolani te crea un Horario principal con lunes a viernes de 09:00 a 18:00, y tú lo ajustas.
Por cada día tienes:
- Un interruptor para abrir o cerrar ese día. Apagado muestra "Cerrado".
- Hora, minutos y a.m./p.m. de inicio y de fin.
Al final del bloque, Agendas con este horario muestra tus agendas como pastillas: la que esté marcada sigue ese turno. Todas las agendas nuevas entran al horario principal.
Turnos adicionales
El campo Nuevo turno (abajo del bloque) crea un segundo horario con nombre propio, por ejemplo "Turno vespertino" o "Fin de semana". Sirve para cuando no todas tus agendas trabajan igual: si Paola solo va jueves y viernes por la tarde, le creas su turno y la asignas ahí desde Agendas con este horario.
Cada agenda necesita un turno:
Una agenda solo puede estar en un turno a la vez, y ninguna puede quedarse sin turno: si falta alguna, el asistente te lo dice por nombre ("Falta asignar horario a: Paola") y no te deja continuar.
Errores comunes
- ❌ Olvidar la comida. Si comes de 2 a 3, el sistema va a agendar encima. El turno no se parte en dos: la comida se resuelve después con un descanso recurrente en configuración → Horario y bloqueos (ver abajo).
- ❌ Asumir el sábado. Si abres sábados, enciéndelo; si cierras temprano, ajusta la hora de fin.
- ❌ Dejar el horario en 09:00 a 18:00 sin revisar. Es solo un punto de partida.
Paso 6 · Link de reserva 🔗
Un link de reserva es una página pública donde tus clientes eligen día y hora ellos mismos. Solo pide un título del enlace (lo que verá el cliente al abrirlo, por ejemplo "Agenda tu cita en Estética Aurora").
Al pulsar Crear enlace aparece la URL lista para copiar:
Ese link lo pegas en tu bio de Instagram, tu sitio web o tu mensaje de bienvenida de WhatsApp.
Este paso es opcional: el botón Saltar este paso te lleva al final y puedes crear enlaces después desde la configuración. Ver Links de reserva para las opciones completas.
Pantalla final · Todo listo ✅
Un resumen de lo que configuraste: modo, cuántos servicios, cuántas agendas y qué horario tienen. Revísalo con calma.
El botón Activar calendario enciende el módulo. A partir de ahí ya se puede agendar, tanto tú como tu agente.
Después del asistente: la configuración completa ⚙️
El icono de ajustes de la pantalla del calendario abre un panel con seis secciones. El asistente cubre lo básico; aquí está todo lo demás:
| Sección | Qué contiene |
|---|---|
| General | Interruptor Calendario activo, modo de operación y duración por defecto (la que se usa cuando la cita no lleva servicio) |
| Agendas | Personas o lugares que atienden, con su rol y su color |
| Servicios | El catálogo y sus duraciones |
| Horario y bloqueos | El horario semanal de cada agenda y sus descansos y bloqueos |
| Recordatorios | Los avisos por WhatsApp antes de la cita (ver detalle) |
| Reservas | Los enlaces públicos de cita (ver detalle) |
Descansos y bloqueos
Dentro de Horario y bloqueos, eliges una agenda y le agregas franjas en las que no acepta citas. Hay tres tipos: descanso recurrente (la comida, cada semana), bloqueo por fecha (un día o un rango concreto) y vacaciones.
Esas horas dejan de ofrecerse en todos lados a la vez: en el calendario, en los links de reserva y en lo que propone tu agente. Ver Horario y bloqueos para el detalle.
Espejo de una agenda en Google Calendar (opcional)
Si tienes varias agendas en paralelo (Paso 3) y además quieres que cada una se vea en Google Calendar —por ejemplo, para que cada especialista siga viendo su día en su teléfono—, puedes vincular cada agenda a su propio calendario de Google. Esto es distinto del modo Google Calendar: las citas se siguen guardando en Yolani (eso es lo que permite agendar en paralelo) y solo se reflejan en Google, en un solo sentido.
Conecta tu cuenta de Google
En General, cambia el modo a Google Calendar y pulsa Conectar para autorizar tu cuenta. En cuanto autorizas, Yolani guarda la conexión.
Regresa al modo Calendario interno
En General, vuelve a elegir Calendario interno y guarda. La conexión con Google que acabas de hacer no se pierde: solo cambia dónde viven las citas.
Asigna un calendario a cada agenda
En Agendas, selecciona la agenda y, en el bloque Espejo en Google Calendar, pega el ID de un calendario existente o pulsa Crear calendario nuevo para que Yolani lo cree por ti en la misma cuenta de Google.
A partir de ahí, cada cita que se agende en esa agenda —tú, tu agente o un link de reserva— se crea también en su calendario de Google, y cancelarla en Yolani cancela el evento espejo. Es de un solo sentido: lo que cambies directamente en Google no se refleja de vuelta en Yolani (para eso existe el modo Google Calendar).
No todas las agendas necesitan calendario:
El campo es opcional por agenda: deja el bloque vacío en las que no lo necesiten.
Comprobar que quedó bien
Antes de darlo por listo, haz estas cuatro pruebas. Toman dos minutos y evitan dolores de cabeza:
Revisa la vista Semana
¿Los bloques de disponibilidad coinciden con tu horario real? ¿El sábado aparece como esperas?
Agenda una cita de prueba
Usa Nueva cita y confirma que respete la duración del servicio. Bórrala después.
Abre tu link de reserva
Pégalo en el navegador como si fueras un cliente. ¿Se ven los servicios correctos y los horarios correctos?
Pídele una cita a tu agente
Desde Agentes → Probar, escribe "quiero una cita el sábado". Comprueba que ofrezca horarios reales y que la cita aparezca en el calendario.
Zona horaria
El calendario usa la zona horaria de tu empresa. Revísala en Ajustes de la empresa antes de agendar nada.
La causa número uno de citas a la hora equivocada:
Una zona horaria mal puesta hace que las citas se guarden bien pero se muestren corridas, y tu cliente llega a otra hora. Si cambias la zona horaria cuando ya tienes citas agendadas, revísalas una por una: las existentes no se reacomodan solas.
Conectar el agente de IA
Para que tu agente agende por ti, activa las herramientas de calendario en el editor de tu asistente. Son cuatro y trabajan juntas: Consultar disponibilidad, Crear cita, Listar citas y Cancelar cita. Ver Herramientas del agente.
El modo manda sobre las herramientas:
Al agente solo le llegan las herramientas del modo que tengas activo: si estás en calendario interno, las de Google Calendar y Calendly quedan fuera aunque aparezcan encendidas en la lista. Y si el calendario está apagado en General, no le llega ninguna. Es la protección contra agendar en dos sistemas a la vez.