El Embudo de Ventas es un tablero de columnas. Cada columna es una etapa de tu proceso y cada tarjeta es una conversación. De un vistazo sabes cuánta gente tienes en cada punto y qué se está enfriando.
Por qué sirve
Sin embudo, todas tus conversaciones se ven iguales en la bandeja. Con embudo distingues al que apenas preguntó del que ya tiene cita, y sabes a quién hay que empujar hoy.
El número junto al nombre de cada columna es cuántas conversaciones hay ahí. Si "Interesado" está lleno y "Cita agendada" vacío, ya sabes dónde se te está atorando el negocio.
La barra de arriba
A la izquierda está el selector de embudo: el icono y el nombre del embudo activo, y debajo, en chiquito, qué estás viendo ("Conversaciones por etapa · 30 días"). Al abrirlo se despliega el menú con:
- La lista de tus embudos, con una palomita en el activo y la palabra principal en el que sea el predeterminado.
- Un lápiz al pasar el cursor sobre cada uno para editarlo.
- Crear nuevo embudo, con el contador de cuántos llevas de los que permite tu plan. Si llegaste al límite, el menú lo dice en vez de ofrecerlo.
- Configurar router, que solo aparece si tienes más de un embudo. Es lo que decide a qué embudo entra cada conversación nueva.
A la derecha están los controles del tablero:
| Control | Qué hace |
|---|---|
| Etapas / Categorías | Cambia el criterio de las columnas: por etapa del proceso o por etiqueta. |
| Rango | Cuánto historial se muestra: Últimas 24h, Últimos 3 días, Últimos 7 días o Últimos 30 días. |
| Etapas | Abre la configuración de las columnas. Solo aparece en modo Etapas. |
| Probar por WhatsApp | Te da un enlace y un QR para escribirle a tu propio agente desde tu teléfono, sin ensuciar tus chats reales. |
| Icono de recarga | Vuelve a traer las conversaciones. |
Categorías es solo para mirar:
En modo Categorías las columnas son tus etiquetas y una conversación con varias etiquetas aparece en varias columnas a la vez. Por eso ahí no se puede arrastrar: mover una tarjeta no tendría un significado único. Para mover, vuelve a Etapas.
Las dos columnas de sistema
Antes de tus etapas hay dos columnas que Yolani pone siempre:
- Sin etapa: conversaciones que todavía no se clasifican.
- Asistencia humana: las que se pasaron a una persona porque el agente dejó de atenderlas.
Cuando están vacías se colapsan a un carril vertical delgado para no comerse la pantalla. Siguen aceptando que sueltes una tarjeta encima, y un clic las vuelve a abrir.
Lo que ves en cada tarjeta
- Iniciales del contacto.
- Un punto de estado: verde si el bot está activo, ámbar si la conversación pasó a asistencia humana, gris si el bot está apagado.
- Nombre del contacto.
- Score de lead scoring, como anillo de color con su número (ver lead scoring).
- Contador de mensajes sin leer.
- Extracto del último mensaje.
- Canal por el que llegó, con su punto de color.
- Hace cuánto fue el último mensaje.
Ese "hace cuánto" es la señal más útil del tablero: una tarjeta en "Interesado" con 20d es una venta que se está perdiendo.
Al hacer clic en una tarjeta se abre la vista rápida: un panel lateral con el hilo completo de la conversación, desde el que puedes responder sin salir del embudo. Si necesitas la pantalla completa, el botón Ir a la conversación te lleva.
Quién mueve las tarjetas
Dos manos:
Tu agente de IA
Conforme avanza la conversación, el agente mueve la tarjeta solo. Si alguien pregunta el precio, pasa a "Interesado"; si acepta una fecha, pasa a "Cita agendada". Esto ocurre sin que hagas nada, siempre que cada etapa tenga escrito su criterio.
Tú
Arrastrando la tarjeta de una columna a otra, en modo Etapas. Tu decisión siempre gana sobre la del agente.
El agente necesita saber qué significa cada etapa:
Una etapa llamada "Etapa 2" no le dice nada al agente. Ponle nombre de negocio y llena el campo Cuándo cambiar a esta etapa: "Cuando el cliente pregunta por precios o servicios". De ahí saca el criterio para mover a la gente.
Configurar tus etapas
Si es tu primera vez, el tablero muestra Configura las etapas de tu embudo con un botón Configurar etapas. Dentro del modal hay plantillas listas para Ventas, Servicios, E-commerce y Citas; partes de una y la ajustas.
Un embudo que funciona suele tener entre 4 y 6 columnas. Con menos no distingues nada; con más, nadie lo mantiene.
Ejemplo para un negocio de servicios con cita:
| # | Etapa | Qué significa |
|---|---|---|
| 1 | 👋 Nuevo contacto | Escribió por primera vez |
| 2 | 💬 Interesado | Preguntó por servicios o precios |
| 3 | 📅 Cita agendada | Ya tiene fecha y hora |
| 4 | ✅ Atendido | Vino, se cerró la venta |
| 5 | 🚫 Perdido | No respondió o canceló |
Las dos últimas se marcan como etapa final.
Ver Etapas del embudo para el detalle de cada campo.
Varios embudos
Puedes tener más de un embudo si vendes cosas con procesos distintos: por ejemplo uno para servicio a particulares y otro para contratos con empresas. Cada uno tiene sus propias etapas, y cada conversación pertenece a uno solo, así que las columnas nunca se mezclan.
Cuántos puedes crear depende de tu plan; el propio menú te muestra el contador.
Un agente distinto por etapa
Cada etapa puede tener su propio asistente asignado. Es la forma de tener un agente que vende al principio y otro que da seguimiento posventa. Se elige dentro de la configuración de etapas y se explica en Asignar agentes a etapas.