Tu agente puede consultar datos y registrar filas en las hojas de cálculo de Google que tú autorices, una por una.
Tiene su propia pantalla: Google Sheets en el menú lateral (espacio Flow). Es un módulo, así que si no lo ves, actívalo desde Apps. Ver Apps y módulos.
Integración en fase temprana:
Pocas cuentas la usan hoy y su soporte es limitado. Si vas a apoyar un proceso importante en ella, escríbenos antes. Para guardar datos estructurados de tu negocio, Studio es la opción sólida.
Para qué sirve
| Uso | Ejemplo |
|---|---|
| Consultar | El agente responde precios o existencias desde una hoja que tú mantienes. |
| Registrar | Cada lead, pedido o solicitud se anota como una fila nueva. |
Conectar
Abre Google Sheets en el menú
Verás la tarjeta Conectar Google Sheets, con lo que Yolani promete: solo accede a las hojas que elijas en el selector, tú decides hoja por hoja qué puede hacer el agente, y los accesos se guardan cifrados.
Pulsa Conectar con Google
Inicias sesión y autorizas. Es OAuth: Yolani nunca ve tu contraseña.
Elige hoja de mi Google Drive
Este botón abre el selector de Google con tus hojas recientes. Eliges una y queda autorizada.
Solo se autorizan las hojas que elijas en el selector:
El permiso que Yolani pide es por archivo. Las hojas que no pasen por el selector no se pueden leer, aunque estén en el mismo Drive y en la misma carpeta. No hay un botón de "dame todo el Drive" porque no existe ese permiso aquí.
Si al pulsar el botón aparece el aviso "Tu cuenta se conectó con permisos anteriores", tu conexión es de una versión previa. Pulsa Reconectar cuenta de Google y vuelve a intentar.
Permisos por hoja
Cada hoja autorizada se muestra en una fila. Al desplegarla ves tres cosas:
Permisos del agente
| Permiso | Qué habilita |
|---|---|
| Leer datos | Consultar filas existentes: precios, inventario, registros. |
| Registrar filas | Agregar filas al final. Nunca edita ni borra lo que ya está. |
La fila resume el estado como Lectura y escritura, Solo lectura, Solo escritura o Sin permisos.
El agente no borra ni sobrescribe:
El permiso de escritura solo agrega filas nuevas al final de la hoja. No hay forma de que el agente pise un dato existente, aunque se lo pidan.
Para qué la usa el agente
Un campo de texto donde describes la hoja en una línea: "Registro de pedidos de la florería".
No lo dejes vacío. Ese texto es lo que el agente lee para decidir en qué hoja buscar o dónde anotar. Con dos hojas sin descripción, el agente adivina, y adivinar sale mal.
Columnas visibles para el agente
Yolani lista cada pestaña de la hoja con los encabezados detectados en la fila 1, y marca cuál es la pestaña por defecto.
Si dice "Sin encabezados detectados en la fila 1", agrégalos en la hoja y vuelve a sincronizarla. Sin encabezados, el agente no sabe qué es cada columna.
Preparar la hoja
El agente trabaja bien con hojas ordenadas y mal con hojas creativas:
- Encabezados claros en la fila 1. Es literalmente lo que lee el agente.
- Un dato por columna. Nada de
Juan Pérez - 5512345678 - interesadoen una sola celda. - Sin filas vacías intercaladas.
- Sin celdas combinadas.
- Nombres descriptivos:
Teléfono del clientecomunica mucho más queCol3.
Una hoja desordenada da respuestas erráticas, y eso no se arregla cambiando el modelo del agente.
Privacidad
Autoriza solo las hojas que el agente necesita. Si autorizas una hoja con información sensible y le das lectura, el agente podrá leerla y, según cómo esté configurado, mencionar su contenido en una conversación con un cliente.
La regla práctica: si no se lo dirías a un cliente por WhatsApp, esa hoja no va aquí.
Desconectar
Arriba a la derecha de la pantalla, junto al correo de la cuenta conectada, el botón Desconectar. Te pide confirmación.
Al desconectar, el agente deja de usar todas las hojas de inmediato. Tus datos en Google no se tocan.
Google Sheets o Studio
| Google Sheets | Studio | |
|---|---|---|
| Dónde vive el dato | Fuera de Yolani | Dentro de Yolani |
| Relación con contactos | Manual | Nativa |
| Tipos de campo | Texto y números | Fecha, moneda, relación, imagen, fórmula y más |
| El agente puede editar | No, solo agregar filas | Sí, si le das permiso |
| Tu equipo ya lo usa | Probablemente sí | Hay que aprenderlo |
Sheets gana cuando tu equipo ya trabaja en esa hoja y no quieres moverlos. Studio gana cuando quieres que el dato viva junto a tus conversaciones y contactos.
Probar
En Agentes → Probar, pídele que consulte un dato de la hoja y que registre uno nuevo. Verifica que la fila nueva caiga en la pestaña correcta y con cada valor en su columna.
Cuando algo falla
| Síntoma | Qué revisar |
|---|---|
| El agente dice que no tiene hojas disponibles | Ninguna hoja tiene el permiso que necesita. Enciende Leer datos o Registrar filas según el caso. |
| Escribe en la hoja equivocada | Falta la descripción "¿Para qué la usa el agente?" en una o en las dos hojas. |
| Los valores caen en columnas equivocadas | Los encabezados de la fila 1 no son claros, o hay celdas combinadas. |
| No aparece el botón del selector de Drive | Tu conexión es de permisos antiguos. Usa Reconectar cuenta de Google. |
| Dejó de funcionar de golpe | El permiso OAuth caducó o lo revocaste en tu cuenta de Google. Desconecta y vuelve a conectar. |